Ваше время — в ваших руках. Вернуться на начало

 


2. Планирование: как готовить выполнение своих задач

«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе» Народная мудрость

2.1. Основы планирования

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:
- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:

Подготовку к реализации целей
+
структурирование (упорядочение) времени.

Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Так же как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.

Вряд ли необходимо Вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей!

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно будет считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:

«Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Пример: для разработки плана дня требуется 5—10 минут.

Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).
 


Преимущества планирования времени в личном самоменеджменте
 

1


Достижение цели:
- выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем
- реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени

Выигрыш во времени:
- экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга
- четкое представление о времени, необходимом для различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?)
- лучшая оценка времени, выявление потребности в нем

Приоритеты:
- концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения
- определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим

Сроки:
- установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени
- своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер
 


Резервы времени:
- создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня

Эффективность:
- предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе
- более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач)
- избавление себя и сотрудников от «холостых ходов»

Делегирование (перепоручение) дел:
- хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами

Уменьшение стресса:
- меньше суеты, больше предусмотрительности лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел
- больше удовольствия от работы, меньше раздражения, нетерпения


Первичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться?
 

2

   
   
   

Вторичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться?
 

3

   
   
   

Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для Вас.

Предыдущая | Содержание | Следующая
 

 


 

2010. Ваше время в ваших руках.